News

Disposizioni Accredia per lo svolgimento audit a seguito dell'emergenza sanitaria da Coronavirus

Davide Festini

La novità vera e propria riguarda infatti questo aspetto. Immediatamente, e a tappeto, Accredia, ha deciso di condurre le verifiche “da remoto”, per contenere al massimo gli spostamenti e tutelare la salute e la sicurezza degli ispettori e del personale dei soggetti accreditati, attraverso riunioni web, teleconferenze e comunicazioni via telefono o altri mezzi elettronici. Senza imporre nessuna visita ispettiva, le verifiche si stanno effettuando solo con il consenso degli organismi e dei laboratori. Solo in casi assolutamente non rimandabili, infatti, potranno essere svolte verifiche sul campo, nel rispetto delle disposizioni governative sulle distanze interpersonali e i comportamenti da adottare. Vista la situazione eccezionale in cui ci troviamo, riteniamo utile fornirvi alcune informazioni operative.

Audit Iniziali e di estensione

Nei casi di verifica iniziale o rinnovo, e negli altri casi in cui è necessario una verifica diretta dei processi realizzativi on site (es: verifica presso un cantiere per il settore IAF 28 schema ISO 9001, sopralluogo in stabilimento per lo schema ISO 45001, la verifica delle attività operative ambientali in sito per ISO 14001), è possibile condurre comunque parte della verifica in remoto e posticipare la restante parte di verifica on site di 6 mesi rispetto alla verifica svolta in remoto. Con l'effettuazione della verifica in remoto sarà però possibile assumere già da subito una decisione sul certificato (es: rinnovo, rilascio della certificazione), sebbene la verifica sia stata parziale. Nei casi di estensione dello scopo di certificazione, i CAB potranno procedere alla sola valutazione in remoto di evidenze documentali, senza quindi prevedere il sopralluogo in cantiere, solo per le richieste che riguardano attività affini e coerenti di cui alla macro tipologia per la quale l'Organizzazione risulta già certificata nella corrispondente attività complessa. In tutti gli altri casi, non potranno essere concesse estensioni in assenza di valutazione di attività operative in cantiere Nel caso di nuove certificazioni e di estensione dello scopo di certificazione nel settore IAF 28 schema ISO 9001, i CAB dovranno dimostrare il carattere d'urgenza per evadere le richieste del mercato proprio in questo momento contingente, mantenendo idonee registrazioni in fase di riesame della domanda.

Audit di sorveglianza e rinnovo

Come regola generale, come previsto dal documento IAF ID03 e come confermato sul sito www.iaffaq.com, le attività di certificazione di sorveglianza e rinnovo possono essere posticipate, senza che vi sia una perdita di validità dei certificati emessi, salvo sia stato disposto un regime differente per schemi specifici. Se non è possibile posticipare la verifica (scelta da preferire), si può procedere con la sola verifica in remoto verificando i processi realizzativi mediante l'utilizzo di evidenze significative documentali (almeno n. 2 per scopi semplici e n. 4 per scopi complessi) che possano assicurare la funzionalità ed efficacia del SGQ. 

Modalità di svolgimento audit:

  • 1° sorveglianza: se, nella precedente verifica di certificazione iniziale / rinnovo, è stata verificato on site, con osservazione diretta dei processi realizzativi/operativi, l'intero scopo di certificazione, sarà possibile fare un audit da remoto con un focus sui processi gestionali ed un campionamento documentale delle attività, rimandando alla successiva sorveglianza la verifica on site dei processi realizzativi.
  • 2° sorveglianza: la verifica in remoto potrà essere effettuata se nella prima verifica di sorveglianza è stato verificato tutto lo scopo del certificato tramite osservazione diretta dei processi realizzativi/operativi.

Per gli audit nel settore IAF 28(edilizia, impiantistica ed affini) per lo schema ISO 9001, dove vige anche il Regolamento ACCREDIA RT-05 rev. 02, vale quanto segue:

  • Nei casi di audit iniziali e di rinnovo è possibile condurre comunque parte della verifica in remoto e posticipare la restante parte di verifica on site di 6 mesi rispetto alla verifica svolta in remoto. Con l'effettuazione della verifica in remoto sarà però possibile assumere già da subito una decisione sul certificato (es: rinnovo, rilascio della certificazione), sebbene la verifica sia stata parziale.
  • Nel caso di nuove certificazioni nel settore IAF 28 schema ISO 9001, bisogna dimostrare il carattere d'urgenza per evadere le richieste del mercato proprio in questo momento contingente, mantenendo idonee registrazioni in fase di riesame della domanda.
  • Relativamente agli audit di sorveglianza e di rinnovo, se non è possibile posticipare la verifica (scelta da preferire), si può procedere con una verifica in remoto verificando i processi realizzativi mediante l'utilizzo di evidenze significative documentali (almeno n. 2 per scopi semplici e n. 4 per scopi complessi) che possano assicurare la funzionalità ed efficacia del SGQ.

In tutti i casi di cui sopra si dovranno necessariamente campionare, in remoto, evidenze documentali di commesse chiuse e/o in corso.

Fonti:

Accredia Circolare tecnica DC N° 08/2020 – Nuove disposizioni a seguito dell'emergenza sanitaria da Coronavirus – settore IAF28 Circolare tecnica DC N° 06/2020 – Nuove disposizioni a seguito dell'emergenza sanitaria da Coronavirus – settore IAF28